21 бер. 2013 р.

WORD. Впорядкування бібліографічного списку


Компанія Microsoft з кожною новою версією удосконалює функції роботи зі списками літератури. Починаючи з версії Word 2007 є можливість формувати список літератури як окрему базу з введенням у відповідні поля автора, назви... На жаль, потім виникають труднощі з використанням цієї бази, згодом з'ясовується, що Word 2013 вже не підтримує деяких функцій тощо. На мою думку, Word 2 (1985 р.н.) вже мав достатні для бібліотекарів функції роботи зі списками: упорядкування за абеткою, створення допоміжних покажчиків, створення посилань на джерело з тексту. Для тих хто любить все нове за ради нового та має час на опанування та доопрацювання сучасних Word-технологій, пропоную почитати:
Оскільки переважна більшість бібліотекарів знає відповідні ДСТУ та може скласти бібліографічний опис без допомоги Word, наведу деякі особливості роботи зі списками літератури.


1.      Упорядкування не тільки за абеткою
Якщо Ваш список літератури потрібно укласти за певною схемою, наприклад
Нормативно-правові акти  - Монографії, збірники праць, статті (кирилицею) – … (латиною)

для "правильного" упорядкування я перед бібліографічним описом ставлю спеціальні ("свої") позначки розділів, які згодом швидко видалити (важливо чітко дотримуватись вибраної схеми. У мене: знак підкреслювання, маленька буква "z", три цифри, пробіл), наприклад:
_z020 Закон України «Про вищу освіту» : за станом на 19 жовт. 2006 р. / Верховна Рада України.— Офіц. вид. — К. : Парлам. вид., 2006. — 64 с. — (Закони України).
_z030 Україна. Кабінет Міністрів. Про затвердження Порядку формування базової мережі закладів культури [Текст] : постанова Кабінету Міністрів України від 24.10.12 р. № 984 // Урядовий кур`єр : газета центральних органів виконавчої влади України. - 2012. - № 202 (3 листоп.). - С. 20.
_z010 Конституція України : чинне законодавство зі змінами та допов. станом на 10 лют. 2012 р.— Офіц. текст. — К. : Паливода А. В., 2012. — 62 с. — (Закони України).
_z020 Закон України ”Про захист персональних даних” : чинне законодавство станом на 10 груд. 2011 р.— Офіц. текст. — К. : Паливода А. В., 2011. — 15 с. — (Закони України).

Перед книгами та статтями кирилицею ніяких позначок не ставлю. Перед книгами та статтями латиною ставлю "яяя " (без лапок, із пробілом наприкінці). "Я" - остання буква абетки. Слова "яяя" не буває, написане з маленької букви воно гарантовано буде останнім у списку.

Для упорядкування списку виділяєте його, далі – "Таблица" – "Сортировка" – "По абзацам" – "Ок".

Для видалення "яяя " – "Правка", "Заменить": найти: "яяя " (без лапок, із пробілом наприкінці), "заменить на": (пусто)
Для видалення "_z..." "Правка", "Заменить": найти: "_z^#^#^# " (без лапок, із пробілом наприкінці), "заменить на": (пусто)

Послідовність символів "^#" при пошуку означає – будь-яка цифра. Перелік спеціальних  знаків можна подивитися увімкнувши послідовно на вкладці "Найти и заменить" кнопки "Больше", "Специальный". Зауважте, що позначки "спеціальний" різні для пошуку ("Найти") та заміни ("Заменить на").

Для прискіпливих. Чому для законів обрані позначки з п'яти символів?
Знак "_" при упорядкуванні стоятиме перед буквами. Далі можна було б ставити лише цифру 1-конституція, 2- Верховна Рада України (закони), 3-  Верховна Рада України (постанови), 4- Президент України, 5- Кабінет Міністрів України…
Відповідь. Це моя звичка. Ви можете обрати "свій метод". Звичка виникла від досвіду роботи над бібліографічними покажчиками. Зазвичай, остаточна структура покажчика визначається лише після того, як зібрали всі джерела, й вона може змінюватися під час роботи декілька разів. Наприклад, для того щоб "розбити" розділ "_z020" на 2-3 підрозділи достатньо змінити позначку "_z020" на, наприклвд, "_z021","_z024", "_z027". Потім, якщо Ви вирішите, зробити підрозділ "_z027" окремим розділом та розмістити його перед "_z021": знайдіть "_z027" та замініть на "_z018" і т.д. Комп'ютер упорядкує список враховуючи число після букви "z". Для комп’ютера не важливо "_z018" – це розділ чи підрозділ. Головне – порядок!

2.      Нумерація списку
Для нумерації списку можна використовувати кнопку "Нумерованный список по умолчанию".


Треба виділити Ваш список та натиснути кнопку "Нумерованный список по умолчанию".
Або з меню: "Формат" – "Список" – "Нумерованный" (що по суті є те саме).
У деяких випадках зручніше використовувати поле "AUTONUM": "Вставка" – "Поле" – "AUTONUM" .
Про це у наступних постах.

3.      Підготовка списку з описами у декілька рядів
Word уміє упорядковувати абзаци або поля (поля розділяються між собою або знаком табуляція, або знаком ";", або знаком, який Ви обрали). Це "заважає" при підготовці анотованих бібліографічних покажчиків та у випадках, коли використовується багаторівневий опис: загальна частина та специфікація. Тобто, якщо Ви зробите для анотації новий абзац, то при упорядкуванні будуть упорядковані окремо один від одного  - опис та анотація до нього. Для того щоб це не трапилося – замість знака абзац (кнопки "Enter"), використовуйте Shift+Enter – знак "розрив рядка". Хай Вас не бентежить, що Ви не зможете зробити відступи відразу тими методами до яких звикли. Все це досить просто робиться після упорядкування.

4.      Важливо! Перед упорядкуванням!
В тексті між словами не повинно бути зайвих пробілів, пробілів на початку абзацу. Це може змінити порядок сортування.
Прибрати зайві пробіли на початку та наприкінці абзацу допоможе значок "По центру" на панелі "Форматирование":

Можна також зробити пошук та заміну:
Знайти – "^p " (в кінці - пробіл!)
Замінити – "^p"
Лапки не ставити! "^p" – знак абзацу. В полі для пошуку після "^p" додайте пробіл. У полі "замінити на" – пробіл не додавайте. Зробіть цю процедуру декілька разів – доти результат пошуку не буде "нуль".
Декілька разів (доти результат пошуку не буде "нуль") зробіть пошук – два пробіла, замінити на один пробіл.

Перед проведення упорядкування ОБОВ'ЯЗКОВО ЗБЕРЕЖІТЬ файл з яким працюєте. Та зробіть його копію з іншим ім'ям файлу.

Немає коментарів:

Дописати коментар